Dokumentasi Proses

Pentingnya Peningkatan Kinerja

Mengapa perlu peningkatan kinerja?

Banyak isu baik eksternal maupun internal yang menyebabkan perlunya dilakukan peningkatan (improvement).

• Performance level pada semua proses mempunyai tendensi menurun, diperlukan perawatan (maintenance) untuk mengembalikan pada kondisi standar.
•  Jika perusahaan tidak melakukan peningkatan (improvement), akan mengalami kekalahan persaingan dengan para kompetitor.
• Konsumen semakin banyak harapan yang ditujukan pada perusahaan. Perusahaan perlu memanjakan konsumen sehingga memberikan pelayanan yang melebihi harapan. Untuk itu perusahaan harus melakukan terobosan (breakthrough)

Perusahaan pada umumnya melakukan continuous improvement dalam menjaga performance level, dan kadang-kadang melakukan breakthrough

Dokumentasi proses

• Aturan awal dalam meningkatkan sesuatu adalah: mengetahui kondisi saat ini
• Tanpa mengetahui bagaimana kondisi proses saat ini, maka sulit untuk mengetahui inisiatif peningkatan apa yang dapat dilakukan dan apakah akan berhasil
• Dokumentasi proses adalah proses pertama dalam aktivitas peningkatan

Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada dua saat yang berbeda:

1. Satu per satu terkait dengan proyek yang melibatkan proses tertentu
2. Keseluruhan di awal “Improvement journey” yang bersifat umum

1) Dokumentasi Proses Menunggu Proyek Peningkatan

• Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau aktivitas lain dimulai untuk meningkatkan proses tersebut
• Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai:
  • Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi dari proses: aktivitas, hasil dan siapa yang melakukan setiap langkah
  • Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap proses yang berdampingan
  • Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses tersebut
• Pendekatan ini sesuai untuk:
  • Perusahaan yang kekurangan sumber daya
  • Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat